Quels sont les devoirs du notaire lors d’une succession ?

Suite au décès d’un proche, vous être amené à consulter un notaire ou vous avez reçu une convocation notariale ? Cet acteur du droit est chargé de régler la succession du défunt auprès de ses héritiers. Dans quel cas faire appel à un notaire ? Quels sont les devoirs du notaire lors d’une succession ? Voici en détail les réponses à vos questions afin que la succession se passe au mieux !

Quel est le rôle du notaire lors d’une succession ?

L’intervention du notaire est obligatoire selon trois cas de figure :

• La succession comprend un bien immobilier ;
• Le montant de la succession est supérieur ou égal à 5 000 € ;
• Si un testament a été rédigé ou s’il y a une donation entre époux.

Si vous n’êtes pas concerné par ces trois obligations, rien ne vous oblige à faire appel à un notaire, bien que ce soit vivement conseillé afin d’éviter tout litige entre héritiers.

Vous pouvez choisir le notaire que vous souhaitez. Toutefois, si le défunt avait déjà un notaire, il est préférable de continuer les démarches avec lui.

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Parmi les devoirs du notaire lors d’une succession, voici les quatre étapes obligatoires :

L’acte de notoriété

L’acte de notoriété est la première étape pour pouvoir procéder au règlement d’une succession. Il est obligatoire en cas de :

• Succession supérieure à 5 000 € ;
• Si le défunt a rédigé un contrat de mariage ou un testament ;
• Si l’actif successoral comprend un bien immobilier ;
• Si la succession est réputée complexe, notamment si le défunt laisse derrière lui un héritier mineur.

Pour que le notaire puisse établir un acte de notoriété, les ayants droit à la succession doivent fournir :

• Le livret de famille original (les copies ne sont pas acceptées) ;
• Une carte d’identité ;
• Contrat de mariage, jugement de divorce…

Le but est que le notaire puisse identifier les membres concernés par la succession.

Vous devez également lui fournir les documents stipulant le règlement de la succession, c’est-à-dire le testament et la donation entre époux.

L’acte de notoriété ainsi établi, mentionne alors l’identité et le lien de filiation de chaque héritier, ainsi que leur part respective de l’héritage, mais aussi leurs droits.

À quoi va servir l’acte de notoriété ?

L’acte de notoriété est indispensable pour pouvoir débloquer les comptes bancaires du défunt. Il va aussi permettre la perception des pensions de réversion et va attester de votre qualité d’ayant droit pour toutes démarches administratives (changement de carte grise, résiliation des abonnements d’eau ou d’électricité, etc.).

Le bilan complet du patrimoine du défunt

Le notaire dresse ensuite le bilan du patrimoine qui consiste à lister les biens du défunt : comptes bancaires, biens immobiliers… et à noter leur valeur, ainsi que les dettes.

Pour ce faire, le notaire aura besoin de tous les documents pouvant évaluer l’actif et le passif de la succession. Vous devez également lui remettre le détail des opérations effectuées de son vivant.

Les documents relatifs à l’actif :

• Les livrets de caisse d’épargne, comptes bancaires et comptes de placement ;
• Les polices d’assurance des objets d’art, bijoux et mobilier ;
• Les titres de propriété ;
• Les contrats de location ;
• Les pensions et retraites ;
• Les donations ;
• Les statuts des sociétés le cas échéant ;
• La copie de la déclaration ISF ;
• La carte grise des véhicules ;
• En cas de mariage sous le régime de la communauté : les comptes du conjoint survivant.

Les documents relatifs au passif :

• Les avis d’impositions ;
• Les emprunts et cautions ;
• Les assurances bancaires ;
• Les justificatifs de dettes ;
• Les factures des frais funéraires ;
• Les quittances de loyer, d’eau, d’électricité, etc.

Pour finir, le notaire interroge le fichier central des dernières volontés pour savoir si un testament a été rédigé et dresse l’inventaire du patrimoine.

Les formalités hypothécaires et fiscales

Le règlement de ses formalités fait partie des devoirs du notaire lors d’une succession, ce qui peut vous soulager considérablement pendant cette période de deuil.

Ainsi, le notaire rédige une attestation immobilière nécessaire au transfert de propriété des immeubles aux héritiers. Ensuite, il effectue la déclaration de succession, puis réalise le paiement des droits de succession dans les six mois du décès à l’administration fiscale (1 an si le défunt est décédé hors de France).

C’est à ce moment-là que les héritiers décident ou non de partager les biens (et des dettes).

Le partage

Si les héritiers décident de ne pas partager les biens, alors ils restent en « indivision ». Lorsque l’indivision est prononcée, il est conseillé aux héritiers d’établir une convention afin d’organiser au mieux la gestion de l’indivision (la gestion des loyers, l’entretien du bien…).

Si les héritiers acceptent le partage des biens, ils sortent alors de l’indivision. Ils peuvent le faire à tout moment.

La renonciation à la succession est possible, c’est souvent le cas lorsque les dettes sont supérieures aux biens.

Généralement, le partage se fait à l’amiable, mais en cas de désaccord grave, les héritiers doivent s’adresser à un juge, ce qui va obligatoirement entraîner des frais supplémentaires et allonger les délais.

Les formalités particulières

Si ces quatre étapes sont communes à toutes les successions, certains cas particuliers engendrent des formalités supplémentaires. C’est le cas lorsque :

• Un enfant mineur ou un majeur protégé (sous curatelle ou tutelle) fait partie des héritiers.
• Certains biens nécessitent des démarches spéciales, comme une exploitation agricole, une entreprise ou un fonds de commerce.
• L’héritier ou le légataire est inconnu et demande l’intervention d’un généalogiste.

Quels sont les droits et les devoirs du notaire lors d’une succession ?

Le notaire est délégataire de l’État, cet officier public est donc soumis à des devoirs qui engagent sa responsabilité personnelle.

Les devoirs du notaire lors d’une succession

Un devoir de probité et de rigueur : il est responsable des actes qu’il rédige, de leurs formes et de leurs conservations.

Le secret professionnel : il ne peut, dans l’exercice de ses fonctions, révéler la moindre confidence qui lui a été faite. S’il déroge à ce devoir, il encourt des sanctions pénales et disciplinaires, ainsi que des dommages et intérêts.

Le devoir de conseil : le notaire a donc un devoir de conseil, pour ce faire il doit être neutre et impartial et il est soumis à une obligation de loyauté.

Si le notaire ne respecte pas ces devoirs, trois cas de figure s’offrent à vous. Soit :

• Le notaire reconnaît son erreur, auquel cas, il peut faire marcher sa responsabilité civile et faire examiner le dossier par son assureur.
• Le notaire ne reconnaît pas son erreur, vous pouvez alors soit saisir le médiateur du notariat, soit saisir le président de la chambre départementale des notaires.

Sachez que les notaires sont soumis à des contrôles annuels. Ces inspections vérifient le traitement juridique des dossiers et la comptabilité de l’office et donnent lieu à un rapport remis au Président de la chambre de discipline et au Procureur de la République.

Les inspections sont réalisées par les notaires-inspecteurs et les inspecteurs de comptabilité. À la moindre irrégularité, ils avertissent immédiatement les instances disciplinaires et les autorités judiciaires.

Les droits du notaire lors d’une succession

Le non-dépôt de la déclaration de succession : si le notaire est tenu d’informer les héritiers sur les délais à respecter, il ne peut être tenu responsable de ne pas avoir déposé la déclaration à temps si :

• Un conflit entre héritiers fait obstacle à l’établissement de la déclaration.
• Des informations manquantes ou une succession complexe ont retardé la date du dépôt de la déclaration.

Quels sont les frais de notaire ?

Les frais sont propres à chaque notaire, n’hésitez pas à demander un devis des honoraires (et à le négocier !).

Quatre types de frais font partie de sa rémunération :

• Les émoluments : ils correspondent à la rémunération de la mission et sont strictement règlementés par la loi.
• Les honoraires libres : ce sont ceux inscrits au devis, ils sont liés aux activités non tarifées au barème officiel.
• Les droits de succession : ce sont les frais à payer à l’État, le notaire étant chargé de les récupérer et les verser au Trésor Public.
• Les déboursés : ils correspondent aux sommes dues à des tiers (au géomètre par exemple).

Lors de la facturation, les devoirs du notaire lors d’une succession consistent à vous remettre un décompte détaillé des frais de la mission.